PRIVACY POLICY LUBOLUX OIL NV

1 – Algemeen

Deze “Privacy Policy” regelt de verwerking van uw persoonsgegevens door de

verantwoordelijke voor de verwerking: Lubolux Oil NV, Rozenstraat 6/b, 9810 EKE BE0453.247.841

Lees deze privacy policy aandachtig door, want het bevat essentiële informatie over hoe uw

persoonsgegevens worden verwerkt.

Door het verstrekken van uw persoonsgegevens via één of meerdere invulformulieren op de website www.lubolux.be verklaart u kennis te hebben genomen van deze Privacy Policy en

gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.

Lubolux Oil respecteert en beschermt uw persoonlijke levenssfeer door alle redelijke middelen aan te wenden om dit doel te verwezenlijken.

De huidige privacy policy legt uit hoe Lubolux Oil uw gegevens verzamelt en gebruikt. De policy verstrekt u trouwens informatie over de procedure die u dient te volgen.

Zo informeert deze u over welke gegevens Lubolux Oil over u heeft geregistreerd en hoe

u moet vragen om ze in het bestand te verbeteren of zelfs te laten schrappen.

Wij raden u aan om regelmatig deze privacy policy te raadplegen om op de hoogte de blijven van eventuele inhoudelijke wijzigingen.

Lubolux Oil dankt u voor het vertrouwen dat u haar schenkt.

2 – Gegevens die worden verzameld en verwerkt door Lubolux Oil

Lubolux Oil registreert, afhankelijk van welke soort goederen of diensten de klant van haar wenst af te nemen en eventueel afhankelijk van welk type klant de aankoop doet, maximaal volgende gegevens. Over het algemeen betreft dit:

  • Categorie 1: Algemene klantgegevens voor in het geval producten worden geleverd bij de klant of afgehaald in onze opslagplaats :

Klant Actief / Geblokkeerd

Klantnummer

Naam

Adres

Telefoon

Contactpersoon

GSM

Emailadres voor algemene klantencommunicatie

BTW nummer

Ondernemingsnummer

Betaalmethode en betaaltermijn (verkoopdagboek VF)

Verkoophistoriek

Bedrijfssector

Databank : bijkomende gegevens/bijzondere gebeurtenissen/ bijzondere klantverzoeken

  • Categorie 2 : Klanten van categorie 1 die gasolie en/of petroleum afnemen en die beschikken over een vergunningsnummer voor vrijstelling accijns voor land- en tuinbouwtoepassingen (LTG). Overname gegevens categorie 1, eventueel aangevuld met :

Vergunningsnummer LTG

Vergunde productsoorten LTG

Vergund quotum per product binnen het vergunningsnummer LTG

Vergund leveringsadres vergunningsnummer LTG

  • Categorie 3 : Klanten die een periodieke factuur wensen voor de tankbeurten die ze op onze tankstations verrichten. Overname gegevens categorie 1, eventueel aangevuld met :

Bankrekeningnummer (Nationaal model)

Bankrekeningnummer IBAN

Bankrekeningnummer BIC

Naam financiële instelling + Adres bankkantoor

Nummers tankkaarten

PIN codes tankkaarten

Nummerplaat horend bij tankkaarten

Naam kaarthouder

Betaalmethode en betaaltermijn tankfacturen (verkoopdagboek VP) : prepaid, contant, domiciliëring

Product restricties tankstations

  • Categorie 4 : Klanten die ervoor kiezen of instemmen hun facturen via email te bekomen. Overname klantgegevens van categorie 1 en/of 2 en/of 3, aangevuld met :

Emailadres specifiek voor facturatie

Lubolux Oil kan gegevens van u (Persoonsgegevens) op verschillende manieren vergaren:

  1. door het noteren van uw gegevens tijdens een telefonische of andere mondelinge bestelling
  2. door het overnemen van uw gegevens die u ons via email bezorgt
  3. door het overnemen van uw gegevens die u ons via geschreven correspondentie en/of persoonlijke afgifte van uw eigen visitekaartje bezorgt
  4. door het overnemen van uw gegevens die u ons bezorgt middels het invullen van één of meerdere invulformulieren op onze website lubolux.be . Deze website maakt in geen geval gebruik van cookies of andere middelen waardoor eventuele gegevens op verdoken wijzen zouden bekomen worden.
  • Categorie 6 : Camerabeelden op sites met publiek toegankelijke tankstations

Locatie 1 : Tankstation LUBOLUX OIL Eke, Rozenstraat 6/b – Begoniastraat 27, 9810 EKE

Locatie 2 : Tankstation LUBOLUX OIL Nevele, Kerrebroek 8, 9850 NEVELE

Op beide sites staan meerdere camera’s verspreid, binnen en/of buiten, zodat ze vanuit elke hoek beelden kunnen opnemen van elke aanwezige. De camera’s werken full continu en de beelden worden allemaal opgenomen.

Ga er steeds van uit dat u voldoende herkenbaar wordt gefilmd op elk ogenblik dat u zich op één van onze site bevindt.

3 – Doeleinden van de verwerking van klantgegevens

3.1. Algemene doeleinden:

Het overgrote deel van de door u verschafte gegevens, voornamelijk via invulformulieren op onze website www.lubolux.be of andere schriftelijke overeenkomsten, hebben wij hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming bekomen.

De levering en facturatie van door u bestelde goederen en/of diensten, hebben wij verzameld met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst die door u werd gevraagd.

Het aan u factureren van bepaalde aangekochte (accijns-)goederen kan voor gevolg hebben dat wij voor deze transacties specifieke overheidsaangiften dienen in te vullen waarop uw gegevens vermeld staan. Deze aangiften, gegevensverwerking, enz. zijn het gevolg van wettelijke verplichtingen.

Bepaalde door ons bijgevoegde gegevens kunnen een omschrijving zijn van gebeurtenissen en/of appreciaties, of bepaalde van uw gevoeligheden die wij hebben ervaren en belangrijk vinden binnen onze commerciële samenwerking, met als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang.

U bent in geen geval verplicht om uw persoonsgegevens vrij te geven, maar begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten geheel onmogelijk wordt wanneer U de verwerking weigert.

De communicatie die u van ons zult bekomen is het strikte minimum om uw aangevraagde overeenkomst in al haar facetten naar behoren te kunnen uitvoeren in een kader waarin de door u verwachte dienstverlening geheel kan gegarandeerd worden.

Alleen al uit economische overwegingen zullen wij nooit meer persoonsgegevens opslaan en verwerken dan werkelijk nodig voor de uitvoering van een door u gevraagde overeenkomst. Wanneer u van ons enige communicatie ontvangt, vragen wij u uitdrukkelijk deze steeds grondig na te zien op fouten en ons deze fouten met de nodige correcties onverwijld te melden.

3.2. Direct marketing:

Uw persoonsgegevens zullen nooit expliciet worden gebruikt voor direct marketing door onszelf. Evenmin zullen wij uw gegevens doorverkopen aan derden voor direct marketing of andere doelen.

3.3. Doorgifte aan derden:

Bij gehele of gedeeltelijk reorganisatie of overdracht van activiteiten van

Lubolux Oil, waarbij zij haar bedrijfsactiviteiten reorganiseert, overdraagt, staakt of indien

Lubolux Oil failliet gaat, kan zulks betekenen dat uw gegevens aan nieuwe entiteiten of

derden middels welke de bedrijfsactiviteiten van Lubolux Oil geheel of gedeeltelijk

worden uitgevoerd, worden overgedragen.

Lubolux Oil zal in redelijkheid pogen u van tevoren op de hoogte te stellen van

het feit dat Lubolux Oil uw gegevens aan genoemde derde bekendmaakt, maar u erkent

tevens dat dit niet onder alle omstandigheden technisch of commercieel haalbaar is.

Lubolux Oil zal uw Persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of

anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals bovenstaand

beschreven of tenzij met uw voorafgaande toestemming.

3.4. Wettelijke vereisten:

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat Lubolux Oil uw persoonsgegevens

ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of

regelgeving moet onthullen. Lubolux Oil zal in redelijkheid pogen u van tevoren

dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

4 – Doeleinden van de verwerking van camerabeelden

Het opnemen en bewaren van camerabeelden op onze sites hebben voor doel op permanente wijze steeds overzicht te hebben op elke site inzake :

  • orde en netheid op elke site; gerechtvaardigd belang
  • veiligheid en goede staat van elke apparatuur op elke site; gerechtvaardigd belang
  • veiligheid van elke bezoeker/klant zoveel als mogelijk garanderen en personen met slechte bedoelingen preventief af te schrikken; gerechtvaardigd belang
  • beschermen van de eigen sites en bijhorende apparatuur tegen vandalisme, diefstal en inbraak; gerechtvaardigd belang
  • calamiteitenbeheersing tijdens en na gebeurtenissen; gerechtvaardigd belang
  • ter voorkoming van misbruiken filmen van elke activiteit ter hoogte van de publieke pomp waar gemerkte rode gasolie en petroleum kunnen getankt worden; wettelijke vereiste.

5 – Duur van de verwerking

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen Lubolux Oil en Uzelf.

De termijn is afhankelijk van de wettelijke vereisten inzake bewaring van boekhoudkundige documenten alsook de mogelijkheid van het uitoefenen van juridische aansprakelijkheid.

In de praktijk komt het erop neer dat uw klantgegevens maximaal 10 jaar zullen bewaard worden na de laatste verwerking ervan.

Voor wat de bewaartermijn van de camerabeelden betreft, gaan we standaard uit van een bewaartermijn van maximaal 1 maand.

Echter is hierop binnen een specifieke accijnswetgeving een speciale afwijking voorzien voor de beelden die genomen worden als exploitatievereiste voor het onbemand uitbaten van publieke pompen waar gemerkte rode gasolie en petroleum kan getankt worden, dit om misbruiken door klanten tegen te gaan. Hier stelt de accijnswetgeving een minimumbewaartermijn van 3 maanden voorop.

6 – Uw rechten

6.1. Recht van toegang en inzage:

U heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken.

6.2. Recht van verbetering, verwijdering en beperking:

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan Lubolux Oil.

Daarnaast heeft u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten en producten niet leverbaar zijn. Daar waar het technisch onmogelijk is de persoonsgegevens te wissen, opteren wij voor het “blokkeren” van deze persoonsgegevens, zodat ze niet verder kunnen geconsulteerd of verwerkt worden.

U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

Uiteraard is schrapping en beperking van persoonsgegevens beperkt tot wat wettelijk is toegestaan inzake de wettelijke bewaarplichten.

6.3. Recht van verzet:

U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

Daarnaast heeft U steeds het recht om U te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing; in dergelijk geval hoeft u geen redenen op te geven.

6.4. Recht van vrije gegevensoverdracht:

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden, in de door ons beschikbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.

6.5. Recht van intrekking van de toestemming:

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt U over het recht om die toestemming in te trekken.

6.6. Uitoefening van uw rechten:

U kunt uw rechten uitoefenen door ons daartoe te contacteren, hetzij per e-mail naar

info@lubolux.be, per post naar LUBOLUX OIL NV – Rozenstraat 6/b 9810 EKE of

door gebruik te maken van een Contactformulier op de website www.lubolux.be , altijd mits bijvoeging van een kopie van Uw identiteitskaart.

6.7. Automatische beslissingen en profiling:

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en U zult door ons

evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

6.8. Recht om klacht in te dienen:

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische

Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer,

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, email:

commission@privacycommission.be.

Indien U schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt U een vordering tot schadevergoeding instellen.

7 – Veiligheid en vertrouwelijkheid

7.1. Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de onrechtmatige toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

7.2. In geen geval kan Lubolux Oil aansprakelijk worden geacht voor enige directe of

indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van

de persoonsgegevens.

8 – Toegang door derden, ontvangers

8.1 Teneinde Uw persoonsgegevens te kunnen verwerken, verlenen wij toegang tot uw

persoonsgegevens aan onze eventuele werknemers.

8.2 Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele

verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers en/of aangestelden, die

gelijkaardig zijn aan deze Privacy Policy.

8.3 Voor bepaalde onderdelen van de verwerking van personengegevens, of voor de ondersteuning ervan, doen wij beroep op externe bedrijven en consultants, die contractueel gebonden zijn aan het respecteren van deze of een gelijkaardige Privacy Policy.

8.4 Eveneens doen wij beroep op externe ondernemingen in dienstverleningsverband zoals advocaat, gerechtsdeurwaarder, accountant, fiscalist, sociaal secretariaat, IT consultant, softwarebedrijven, enz die elk in hun segment inzage hebben in persoonsgegevens, beperkt tot dat deel waartoe ze noodzakelijkerwijs toegang toe hebben.

8.5 Overheden hebben steeds toegang tot persoonsgegevens, specifiek tot dat gedeelte waar ze verondersteld zijn controle op uit te voeren of onderzoek naar te voeren. Wij denken aan de gerechtelijke overheid, politie, fiscale controles, accijnscontrole, privacycommissie, enz.

8.6 Wij houden eraan geen persoonsgegevens te bewaren of te (laten) verwerken in landen buiten de Europese Unie.

9 – Cookies

Wanneer u onze website www.lubolux.be bezoekt, of er een bepaald invulformulier invult, dan zal u merken dat wij in geen geval gebruik maken van zogenaamde cookies.

10 – Hoe Lubolux Oil contacteren?

LUBOLUX OIL NV

Rozenstraat 6/b

9810 EKE

BELGIE

Ondernemingsnummer : BE 0453.247.841

Tel : +32 9 385 88 05

Email : info@lubolux.be

Website : www.lubolux.be zie diverse invulformulieren

 

 

Versie 16 04 2018